江汉大学档案资料征集办法

发布者:陈丹发布时间:2016-06-06浏览次数:126

第一章 总则

第一条 为加强对散存、散失档案资料的征集管理,进一步有效保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》《湖北省档案管理条例》《武汉市档案管理条例》等规定,结合学校实际,制定本办法。

第二条 本办法所称档案资料征集,是指学校对散存、散失的具有永久保存价值的各种载体档案及相关文献,以接受捐赠、代管与复制、收购征购等方式收集进馆的行为。

  第三条 学校档案资料征集以弥补馆藏资源缺损、改善馆藏内容结构为总原则,以馆藏档案缺失的历史年代为重点征集时段,按学校及其前身各历史阶段有计划地进行。

第四条 本办法所称档案资料征集经费来源于学校划拨的经费。

第五条 为保证档案资料征集工作依法有序进行,学校成立档案资料征集鉴定委员会,具体领导该项工作。

档案资料征集鉴定委员会由档案工作分管校领导任主任委员,遴选具有相关业务专长人员任副主任委员和委员组成,日常工作由档案馆负责。

必要时,聘请有关方面专家组成顾问团,建立征集信息网络,提高鉴定权威性和准确性。

第二章 档案资料征集工作的实施

第六条 原则上,凡与江汉大学及江汉大学前身各个历史阶段散存、散失并具有保存价值的档案资料都属于征集范围,应当予以征集。其主要范围如下:

(一)国家及省市领导人、社会知名人士和重要外宾来校视察、参观、访问或讲演的资料、照片、音像、题词等。

(二)学校各个时期师生员工有关任命、聘任、工作、学习、获奖的文件(复印件)、论著、手稿、证书、照片以及在校期间使用过的有纪念意义的实物。

(三)学校各个时期有关事件、活动中形成的档案资料。

(四)学校各个时期的校徽、校牌、证章等,以及师生员工使用过的工作证、学生证、借书证等实物或照片。

(五)学校师生员工参加国内外各类重要活动(社会活动、学术活动、各种赛事等)的料、照片、实物(如作品、奖品、纪念品、证书等)。

(六)学校各个时期出版的书籍、报刊、杂志(包括学生出版物),具有史料价值的印刷品(如教学大纲、实习大纲、指导书目、教材、考卷等)。

(七)历届毕业生的合影照片、纪念册、活动册、影像档案资料。

(八)与国内外机构、高等学校交流合作的资料、实物、照片等档案资料。

(九)国内外机构、人士捐资助学的资料、实物、照片等档案资料。

(十)后勤及校办产业发展沿革的相关资料、实物、照片等档案资料。

(十一)学校各个时期建筑施、仪器设备、教具等资料、实物、照片等档案资料。

(十二)学校各个时期管理制度、工作人员守则、学生守则等档案资料。

(十三)有关校友自传、事迹介绍、成绩单、社会上获得的荣誉证书、相关资料、实物、照片、影像档案资料。

(十四)各类媒体报道学校有关事件、活动、人物的报纸、实物、其他载体等档案资料。

(十五)各时期校友学生时代听课笔记、作业等档案资料

(十六)各时期教师教案、著作手稿等档案资料

(十七)其他与校史有关联的、有史料价值和存在价值等多种载体的档案资料。

(十八)其他具有历史凭证作用和科学研究价值的档案资料。

第七条 征集档案资料采取以接受捐赠为主,货币收购、征购及其他合法方式为辅。

第八条 征集工作遵循档案固有的原始性和唯一性原则。档案资料拟定征集进馆以前,先由档案馆对拟征集的档案资料与馆藏档案资料进行核查,避免重复档案资料进馆。馆藏原件破损严重,不能提供利用的,可以征集品相完好的重份档案资料。

第九条 在档案和重要文献原件不能征集进馆时,为保存历史信息,可以征集复制件进馆。对不能长久保存的原件、复制件,进馆后采取技术保护措施设法延续其信息。

实物档案原则上不得征集复制件。

第十条 学校建立、健全档案资料征集信息网络。通过报纸、学校网站、档案馆网站等便于公众知晓的形式公示学校征集工作事宜、档案馆地址、档案资料征集电话和电子信箱。保存有征集范围内档案资料的单位和个人,可以通过面谈或者信函、电话和电子邮件等形式与校档案馆联系。

第十一条 征集档案资料由档案馆统一组织,事先报请分管校领导同意。征集档案资料时,由2名以上工作人员共同进行。征集人员主动出示表明身份和工作任务的证件。捐赠、代管、收购、征购等有关手续办理完毕后,征集人员填写档案资料清单,与被征集人办理相关手续。

第十二条 在档案资料征集中,对档案资料的真伪或者价值有异议的,征集人员或者档案资料所有人可以将档案资料提请学校档案资料征集鉴定委员会鉴定。

第十三条 鼓励单位和个人向学校捐赠档案资料。学校向捐赠人颁发档案捐赠荣誉收藏证书,在条件许可的情况下,还可以根据捐赠档案资料的价值及数量对捐赠人给予一定的物质奖励。

第十四条 对以下档案资料捐赠人,可以举行捐赠仪式予以宣传:

(一)捐赠档案资料价值特别珍贵;

(二)捐赠档案资料数量特别大;

(三)捐赠者具有广泛而良好的社会影响力。

具体仪式举行,由学校档案资料征集鉴定委员会决定。

第十五条 捐赠的档案资料归国家所有,捐赠人对其捐赠的档案资料有优先无偿利用的权利,并可以对所捐赠档案资料中不宜向社会公开的部分提出限制利用意见,学校维护捐赠人的合法权益。

第十六条 为征集散失在国外的档案,经省档案局或者市档案局审查批准,学校可以向国外的组织或者个人征集档案资料。

第三章 档案资料征集经费的使用

第十七条 征集经费的使用遵循编制计划、规范程序、严格审批、方便征集、专款专用的原则。

第十八条 征集经费的使用范围,包括在实施征集行为中发生的收购档案资料(含通讯费、交通费等),专家咨询、评估,捐赠证书制作,捐赠仪式的筹办等费用。

第十九条 征集经费的批准遵循以下程序:

(一)重大征集项目在上年拟定工作计划和所需经费,一般性征集项目提前申报工作计划和所需经费,所需金额小于2000元的临时性征集除外;

(二)所申报征集项目经费批准,由学校档案资料征集鉴定委员会及相关专家进行咨询、评估。经咨询、评估通过并报校长办公会议审批后方可实施征集;

(三)所申报征集项目经费使用,由档案馆根据校长办公会议纪要或档案工作分管校领导批准文件等相关依据性文件,按照财务管理要求办理相关手续。

第二十条 档案资料征集经费与使用:

(一) 档案资料征集经费的批准权限:

1.5000元以上的征集项目,经校长办公会议审批;

2.2000元至5000元的项目,经分管校领导同意,报校长审批;

3.1000元至2000元项目,报分管校领导审批;

4.1000元以下的项目,由档案馆与办公室商定后实施。

(二)档案咨询、评估专家费用参照《江汉大学关于印发评审费管理暂行办法的通知》(江校财〔201513号)办理。

第二十一条 征集人员在市场或社会上发现具有保存价值的珍贵档案资料,或社会人员主动向档案馆有价转让所收藏的档案资料,按照第十一条、十九条和第二十条的规定执行。

第二十二条 征集档案资料没有正式发票时,需制定符合财务规范的报销凭证,并根据征集经费批准规定,由征集人员、档案馆馆长、办公室主任及相关校领导同时签字方可报销。

第二十三条 对捐赠人的物质奖励,由学校档案资料征集鉴定委员会根据档案价值和数量,以及市场物价行情等具体情况决定。

第四章 征集档案资料的入库保管和利用

第二十四条 档案资料征集进馆后,档案馆按征集档案资料进行管理。

第二十五条 征集档案资料建立目录。征集管理人员及时将征集进馆的档案资料进行整理上架,编制检索工具,并根据其价值、珍贵程度或保密要求,分别划定控制利用和公开利用两类,依法提供利用。

第二十六条 对于可以公开利用,但版本特别珍贵或容易损坏的新征集档案资料,先由档案馆进行数字化复制,将复制件提供利用。

第五章 附则

第二十七条 本办法具体执行中的问题,由档案馆负责解释。

第二十八条 本办法自发布之日起施行。